נימוס עסקי ואתיקה

המציאות העסקית הנוכחית היא שרק 15% מהיזמים הבינוניים והגדולים המבקשים לחזק את מעמדם בשוק משיגים את המטרה. מסיבה זו הרלוונטיות של נימוס עסקי הולכת ומתרבה, שכן אי עמידה בנורמות שלו, ממספר סיבות אחרות, מובילה לעיתים קרובות לקרע של קשרים עסקיים שימושיים.

בפרשנות רחבה, אתיקה היא מערכת של גישות כלליות שמטרתן להסדיר את היחסים החברתיים. בהתאם לכך, האתיקה העסקית מתייחסת לנושאים הקשורים לסדר וסגנון האינטראקציה המקובלים בתחום העסקים.

הפרטים של ההיבטים האתיים של קשרים עסקיים הם נימוסים עסקיים, לרבות, למשל, הליך המשא ומתן, כללי התנהגות תאגידים, מסורות וטקסים עסקיים, אלמנטים של כפיפות, נימוסים וסגנונות תקשורת וכתיבה, וכן סוגיות של נכונות בהתנהלות מול שותפים ועמיתים לעסקים.

חשיבות האתיקה והנימוס, כחלק בלתי נפרד ממנה, נעוצה בעובדה שהמסגרת הרגולטורית שנוצרה כתוצאה מפרקטיקה ארוכת טווח מפשטת מאוד את התקשורת, יוצרת הקשר מובן ונגיש לציבור בתחום העסקי המאפשר. כדי להשיג את המטרות בצורה נכונה ולחסוך זמן משמעותי.

במילים אחרות, אנחנו מדברים על אלגוריתם מיוחד לפתרון בעיות עסקיות, המאפשר באופן רציונלי ובצורה נטולת קונפליקטים להגדיר ולהשיג בהצלחה את היעדים העסקיים הרצויים. רמת הבקיאות באלגוריתם זה מאפשרת להסיק מסקנות ישירות לגבי מידת המקצועיות של שותף עסקי או יריב בסכסוך עסקי.

בהקשר זה, חשוב להקפיד על העקרונות הבסיסיים הבאים:

• דייקנות בכל מקום ובכל דבר;
• ציות לאבטחת מידע;
• אלטרואיזם שפוי;
• תדמית חיובית התואמת את הסביבה העסקית;
• שפה נכונה בעל פה ובכתב;
• הקפדה על כללי תרבות הדיבור העסקית.

סוגי ההתכתבות העסקית מגוונים ועם מידה מסוימת של מוסכמה ניתן לחלקם לשני סוגים עיקריים:

• בין מדינות - בין ארגוני המדינה, נציגויות חוץ ופקידים (פתקים שונים, מזכרים וצורות אחרות) - אלמנטים של יחסים דיפלומטיים;
• מִסְחָרִי - מכתבים בעלי מעמד חצי רשמי המשמשים בתחום היחסים העסקיים בין מוסדות וארגונים.

לסגנון כתיבת מכתב שירות, למרות ההבדלים הלשוניים וחלק מההבדלים המסורתיים, יש בסיס משותף מסוים וקבוצת קווים מנחים שפותחו על ידי הנוהג המקובל. לדוגמה, מספר דרישות פרוטוקול, הנקבעות לפי עמדת השולח והנמען, מבוססות על ההגדרות הראשוניות של כבוד הדדי ונכונות. לכן, ללא קשר לסוג המסמך, מבחינה מבנית, הוא חייב בהכרח להכיל את האלמנטים הבאים:

• ערעור (מעמד רשמי של הנמען);
• מחמאה (סוף המכתב מנומס);
• חֲתִימָה;
• תאריך (יום, חודש, שנה ומקום כתיבת ההודעה);
• כתובת השולח (שם משפחה, מצב עבודה, כתובת ממוקמים בחלק העליון או התחתון של העמוד הראשון של המכתב).

בנוסף, קיימות מספר הוראות הקשורות ישירות למכתבים:

• מכתבים עסקיים מופיעים על טפסים או גיליונות נייר אך ורק בצד הקדמי שלהם;
• הדפים ממוספרים בספרות ערביות;
• הודעות מלאות בטקסט מודפס;
• מחיקות ותיקונים בגוף המסמך אינם מקובלים;
• המסמך מקופל עם טקסט פנימה;
• זמן ההמתנה לתשובה למכתב אינו עולה על עשרה ימים.

מסר עסקי צריך להיות בעל אוריינטציה של מטרה בולטת ולהכיל שאלה אחת, וכל המשמעות של הטקסט צריכה לציית לתוכנו באופן מלא ומוחלט, בין אם מדובר בהצעת עסקה, בקשה מסחרית או סתם מידע רלוונטי.

הסיווג של המסרים העסקיים הוא מגוון ותלוי באוריינטציה הפונקציונלית והמטרה שלהם. לדוגמה, אותיות הן:

• מודיע;
• דוֹמֶה;
• הזמנות;
• סקירות מידע;
• הזמנות;
• מתלווה;
• סוגים אחרים.

בהתכתבות מסחרית, האופייני ביותר:

• בקשות;
• הצעות;
• הזמנות;
• תלונות;
• כתבי ערבות.

כאחת מצורות התקשורת העסקית, במובן המחמיר של ההגדרה, המכתבים מחולקים ל-2 סוגים - עסקי ופרטי-רשמי.

העסקים כוללים התכתבות המופצת בין ארגונים ומוסדות. מכתב פרטי-רשמי הוא הודעה הנשלחת למוסד על ידי אדם פרטי, או להיפך, על ידי מוסד - לאדם פרטי.

ישנם מספר כללים לניהול התכתבות עסקית.

• המכתב צריך לעורר את הופעת עניין עסקי אצל הנמען, באופן ברור ועל סמך ראיות משכנעות, להוכיח את יתרונות השותפות ואת חוסר כדאיות שבניתוק השותפות. לטקסט צריך להיות אופי תמריץ ומניע לשתף פעולה.
• רגשות אישיים מוגזמים במכתב עסקי הם לא הדרך הטובה ביותר להוכיח את המקרה שלך ולפתור את הבעיה.
• על מנת למנוע עומס וסתימת הטקסט של המכתב, כדאי להימנע מכל השוואות פיגורטיביות, מטאפורות, אלגוריות והפרבולות.
• להצגה ברורה ותמציתית של הנושא, עדיף להשתמש במשפטים פשוטים, הימנעות מפרטים ופרטים מוגזמים. הרעיון המרכזי של ההודעה צריך להיתמך בטיעונים רלוונטיים ביותר, המוצבים בדרך כלל בקבצים מצורפים למכתב (דיאגרמות, גרפים, נתונים דיגיטליים).
• בטקסט יש להדגיש פסקאות שכל אחת מהן, המייצגת מחשבה עצמאית, מתחילה בשורה חדשה.

• בהודעה עסקית בכתב, אין להשתמש בשמות תואר תיאוריים, הבהרות ופרטים מיותרים. בתום הכתיבה, רצוי לבדוק את המסמך ולבטל ביטויים שאינם נושאים את התוכן הסמנטי בפועל.
• אוריינות היא מרכיב בסיסי בטקסט. נוכחות של שגיאות כתיב ושגיאות אחרות בהודעה אינה מקובלת.
• נושא המכתב נדרש. יש לשקף את הנושא במסמכים בקצרה ובתמציתיות, הדבר חוסך זמן בקריאה ומאפיין באופן חיובי את השולח. אם המכתב נשלח בדואר אלקטרוני ומכיל מידע חשוב במיוחד, יש לספק לו "דגל" מיוחד הזמין בשירות האלקטרוני.
• קריאה טובה של הטקסט מסופקת על ידי גופני Arial או Times New Roman עם גודל גופן בינוני. במידת הצורך, רעיונות מפתח נטויים או מודגשים מותרים.

• בטקסט, כדאי להשתמש בכותרות משנה (3-4), המספקות הבנה קלה יותר של הטקסט המוצג.
• ספירות, רשימות ורשימות מתכננים בצורה הטובה ביותר באמצעות סמנים מיוחדים.
• תבנית (דיאגרמה) ארגונית היא אינדיקטור מצוין ליעילות ואובייקטיביות בתקשורת עסקית. היא מתאימה במיוחד בהיבט הארגוני, שכן היא מאפשרת להתבלט באור חיובי ולכבד את הפורמליות הנדרשת.

המבנה של מסר עסקי אופייני. באופן מסורתי, הוא מכיל:

• מבוא;
• החלק העיקרי;
• סיכום.

המבוא מסכם את מטרת המכתב. החלק העיקרי מתאר את מהות השאלה. לסיכום, רצוי לסכם את תוכן החלק העיקרי, למשל, בצורת מסקנות. "פוסטים" וסוגים שונים של הערות שוליים אינם רצויים.

לסיכום, ביטויים הדומים למניפולציות בצורה אינם מתאימים, כגון: "אני מקווה לשותפות מועילה הדדית" וכדומה. עדיף להיפרד במכתב עסקי עם משפטים פשוטים - "בברכה", "בברכה" וכן הלאה.

בתחתית ההודעה מצוינים: שם מלא, מצב תפקיד, שם חברה וחתימה. כמו כן, מצוינים מספרי טלפון ליצירת קשר.

טבלאות וגרפים מצורפים כקובץ נפרד (חבילה), המציינים זאת בסוף המכתב. אם יש קבוצה של קבצים מצורפים, הרשימה שלהם עם השמות ניתנת.

אתה יכול להשתמש בקיצורים ובקיצורים מיוחדים רק אם אתה בטוח שהנמען בהחלט יבין אותם.

כדי להעניק לטקסט קפדנות לוגית ועקביות רבה יותר באוצר המילים העסקי, תבניות הדיבור הבאות משמשות כקלסרים:

• מהסיבה הזו;
• בהתבסס על האמור לעיל;
• בגלל זה;
• לפי הנתונים;
• על סמך זה;
• לוקח בחשבון;
• אַחֵר.

במרחב הוירטואלי, האינטראקציה העסקית, המייצגת תקשורת במיניאטורה, היא ספציפית, ולא פחות מצריכה הקפדה על כללי הנימוס הרלוונטיים. עבודה מוכשרת בכתיבה, בהתאם לתרגול, כרוכה ביישום ההערות הבאות לגבי הנפח, נורמות השפה, המבנה והפורמט.

• הנוסחה של הנושא חייבת להתאים לחלוטין לנושא המופיע בטקסט. זה מאפשר לך לכוון במהירות את הקורא למצב הרוח העסקי הרצוי.
• הנפח האופטימלי של מסמך שנשלח בדואר אלקטרוני מתאים ל"מסך אחד", עם נפח טקסט מרבי - גיליון אחד בפורמט A4.
• הגודל האופטימלי של קבצים מצורפים הוא לא יותר מ-3 MB.
• מומלץ "לארוז" את הקבצים הנשלחים לארכיונים סטנדרטיים של קידוד Zip או Rar. אחרים נחסמים לעתים קרובות במהלך ההעברה.
• היפר-קישורים צריכים להיות סטנדרטיים (כחול, עם קו תחתון למטה).
• את התשובה לנמען יש למקם בחלק העליון, בתחילת המכתב, ולא בתחתיתו. זה חוסך מהשותף בעט גלילה מיותרת ומאולצת של הטקסט הקודם.

• יש צורך להשתמש בשפה של המכתב שבן הזוג מבין ככל האפשר. שאלת הנאותות השימוש במקצועיות, באוצר מילים פנימי תאגידי, בביטויי סלנג וקיצורים (בעיקר בהתכתבות חיצונית) בהודעה מוכרעת בנפרד, בהתאם להקשר ולאיכויות של השותפים להתכתבות.
• חשוב ליידע את בן/בת הזוג על קבלת הודעתו – זה סימן לנימוס וחלק מהנימוס העסקי שמפגין כבוד כלפיו.
• התגובה צריכה להיות מהירה ככל האפשר. אם מסיבה כלשהי לא ניתן להגיב במהירות, אזי יש להודיע ​​לבן הזוג על קבלת מכתבו ולציין את שעת התגובה. הפסקה אתית ונוחה לפני מתן תגובה היא 48 שעות לאחר קבלת הודעה. לאחר זמן זה, האדם מאמין בדרך כלל שהמסר אבד או שמתעלמים ממנו. הפסקה מוגזמת בהתכתבות קשורה לעיתים קרובות לסיכון לאובדן שותף ומתפרשת בעסק כהפרה של אמות מידה אתיות.
• בסוף ההודעה יש לשים את פרטי ההתקשרות המצוינים בכל המכתבים ללא יוצא מן הכלל, ללא קשר לסדר הדיוור.
• חשוב להקדיש תשומת לב מיוחדת לבעיות פרטיות במהלך ההעברה.

למידע נוסף על אתיקה של התכתבויות עסקיות, ראה את הסרטון הבא.