ניהול זמן: הגדרה, טכניקות ולמידה

אין בכלל צורך להחזיק במכונת זמן על מנת לנהל נכון את הזמן, אבל כדאי להכיר את הכללים לחלוקת הכוחות לפי שניות. במיוחד למי שהמילים "זמן זה כסף" הן לא ביטוי ריק, אלא מוטו לחיים. אם אתה אחד מהם, אז חיוני לך לשלוט לפחות במיומנויות ניהול זמן בסיסיות.

ניהול זמן בתרגום מילולי מאנגלית הוא "ניהול זמן". זה לא אומר שאחרי שליטת באמנות כזו, תוכל לנוע לעבר או לעתיד. התפקיד העיקרי של ניהול זמן הוא להפוך כל דקה בחייך לאפקטיבית. וזה לא רק על עבודה, זו מערכת שלמה שמחברת את המרכיבים הרבים של החיים שלנו. במילים פשוטות, ניהול הזמן קובע את לוח הזמנים שלנו ליום, לשבוע, לחודש או אפילו לשנה.

אל תחשוב שההגדרה והמושג הזה משמשים רק בעסקים. גם לעקרות בית לרוב אין מספיק זמן להשלים את כל מטלות הבית. ולעתים קרובות זה לא קורה בכלל כי אין להם מספיק כוח, הם פשוט לא מקצים כראוי זמן ומאמץ.

קודם כל, ניהול זמן משמש להגברת היעילות האישית של כל עובד בנפרד במקום עבודתו וכתוצאה מכך להגברת הפרודוקטיביות של הארגון כולו, בין אם זה מפעל מכונות הייטק או מכון יופי. על מנת לבחור את סוג ניהול הזמן הנכון שישמש אדם זה או אחר, יש ללמוד תחילה לא רק את המטרות והיעדים האישיים שלו, אלא גם את התכונות האישיות, ריבוע היעדים ואפילו הביוריתמים.

אם תחשב נכון את כל משאבי האנוש, אז לכל מומחה, אפילו העסוק והמבוקש ביותר, תמיד יהיה מספיק זמן הן לעבודה והן למנוחה.

העקרונות הבסיסיים של עבודת ניהול זמן הם פיזור נכון של העומס על עצמך ועל הזמן. יש צורך להדגיש את המשימות העיקריות ולהיפטר מ"אוכלי הזמן". בין הבולמים שלו ניתן למצוא תקשורת באינטרנט או במשרד שלא אומרת לכם כלום, צפייה בחדשות מיותרות או דיוור פרסומי המגיע לדואר שלכם או בצורת SMS, הפסקות עשן או הפסקות תה רבות וכדומה.

לפני שתסדר את לוח הזמנים שלך נכון, עליך לתעדף. המחבר של אחת השיטות המפורסמות והיעילות ביותר לכך הוא הנשיא ה-34 של ארצות הברית של אמריקה, דווייט ד' אייזנהאואר. השורה התחתונה היא כדלקמן. חלקו את כל הפעילויות המתוכננות ל-4 חלקים:

• דחוף וחשוב;
• דחוף אך לא חשוב;
• חשוב אך לא דחוף;
• לא דחוף ולא חשוב.

ראשית, בואו נפריד את החיטה מהמוץ ונבחר את מה שאנחנו באמת צריכים. האם אתה באמת צריך ללכת מחר לחנות עם חברה כדי לעזור לה לבחור מתנת יום הולדת לאמא שלה? אולי היא תתמודד בשלווה עם המשימה הזו בעצמה? אתה תבזבז את הזמן הזה על משהו שבאמת שווה את המאמצים שלך. א זכור כמה שעות השקעת בשיחות חסרות משמעות עם אותו חבר בטלפון, ועכשיו דמיינו כמה יכולתם לעשות בזמן הזה.

כמה שעות ביום אתה מבלה בתמונות של אנשים שאתה מכיר ברשתות החברתיות? אבל זה לא רק הזמן היקר שלך, אלא גם רגשות שניתן להשתמש בהם בצורה יעילה הרבה יותר. כך גם לגבי "לשבת בחוץ" במשחקי סוליטר ובידור "מרגש" אחר.

אי אפשר לתפוס את העצומות וכדי לא להיכנס לדיכאון מהעובדה שאתה תמיד לא עושה כלום, אל תעלה את הרף בהתחלה. כלול בתוכנית בדיוק כמה שזה ריאלי ליישום ותמיד השאר מעט זמן במילואים, כך שכאשר מתמודדים עם מכשולים בלתי צפויים או בעיות דחופות, יש זמן להתמודד עם שניהם.

לפני שתתחיל במשימה מסוימת, החליט על המטרה שאתה שואף אליה. למה אתה צריך לנגב את שולחן העבודה שלך בפעם החמישית בשבוע? האם אתה תומך בניקיון מושלם? האם זה נכון או שאתה רק רוצה להסיח את דעתך מהעסק עם מטלית לחה? למה הלכת למזוג תה בפעם העשירית ביום, האם באמת רצית לשתות אותו, או שדעתך הוסחה מהמשימות העיקריות שלך?

ניואנס נוסף שצריך לקחת בחשבון כדי להשיג את המטרה בזמן הוא לא להפריז בהערכתו. הבינו מדוע אתם לוקחים על עצמכם פרויקט גדול. מה אתה רוצה להשיג - כסף, תהילה, כבוד מעמיתים או קידום. רק על ידי הבנה מהי המטרה האמיתית, אתה יכול להניע את עצמך לחלוטין ולהתעסק בעבודה מבלי להיות מוסחת על ידי דברים זרים.

השתמש בכל ניצחון כדלק להמשך המסע שלך. תן לעצמך "ציונים" או תלו "מדליות". אם סגרתם פרויקט בזמן או עשיתם אותו מבעוד מועד, אל תקחו על עצמכם את הבא מיד, תהנו מרגע ה"סיום", זכרו את התחושות הללו ורק אז המשיכו הלאה. זכור לתגמל את עצמך על עבודה טובה.

אל תתפוס הכל. אין לך עשר ידיים, ויש לך רק ראש אחד. אם תתמודד עם כמה דברים בו זמנית, אתה מסתכן שלא תסיים אף אחד מהם, לפחות לא תוכל לעשות זאת מבחינה איכותית. זה כמו ללמוד שיר ולפתור בעיית פיזיקה בו-זמנית. זה, אתה מבין, לא ריאלי. זה אותו דבר בעבודה.

והנה במשק הבית, כדי לחסוך זמן ומאמץ, אפשר לשלב כמה דברים. הרי בזמן שתפוחי אדמה רותחים או ביצים לסלט מתקררות, אפשר בהחלט לנגב את האבק מאדן החלון או לשאוב את הרצפה במטבח למשל.

אל תתנו לעסק שלכם לעשות את שלו. ערכו תוכנית עבודה יומית. באופן אידיאלי, זה צריך להיעשות בלילה הקודם. בעת קביעת מועד למחרת, אל תשכח כי בכל עת עלול להיווצר מצב של כוח עליון. תצטרך לקחת את אמא שלך לבית החולים או לאסוף את ילדך מבית הספר מוקדם. תמיד אפשר לעצמך זמן ל"מקריות" אלו. אם אינך זקוק לו לצרכים אלו, השקיעו אותו בפעילויות נוספות.

עוד נקודה חשובה. הקפידו להקדיש זמן לנוח. הפסקות הן חיוניות. גם הפסקות לתרגילים קלים, הפסקת צהריים ואפילו שיחה לילד צריכות להיכלל בלוח הזמנים שלכם.

בנוסף, אתה צריך לחבר אותו, תוך התחשבות בקצב הביולוגי שלהם... אם אתם אנשי בוקר, אז קבעו את המשימות הקשות ביותר בתחילת היום, והשאירו את החצי השני לפעילויות הדורשות הכי פחות מאמץ פיזי, נפשי ומוסרי. אם אתה "ינשוף", והראש שלך מתחיל לעבוד רק קרוב יותר לשעת הצהריים, אז בבוקר בצע את המשימות הפשוטות ביותר, קבל החלטות חשובות כאשר הגוף שלך מתמלא באנרגיה חיונית.

המילה "השקעה" פירושה לרוב השקעות פיננסיות. האם תשקיע במשהו שלעולם לא יביא לך הכנסה? אף אחד לא ייתן רובל למפעל שנהרס אתמול, כי זו השקעה מתה. זה אותו דבר עם הזמן. תפסיק לשים אותו במקום שהוא עף החוצה כמו צינור. תוכנית אירוח נוספת עם נושא מסקרן החלה בטלוויזיה, כבה את המסך בדחיפות. שאל את עצמך למה אתה צריך את המידע הזה? רַק? אז למה לבזבז את זמנכם היקר על זה?

חברה התקשרה ושוב התחילה לדבר על בעלה האידיוט? סיים את השיחה במהירות, וייעץ לחברך לפנות לפסיכולוג או להירשם לאתר היכרויות.

אם אתה פועל לפי כל הכללים לעיל, ועדיין אין לך מספיק זמן, נסה את אחת הטכניקות שפותחו בזמנים שונים הן על ידי מומחי ניהול זמן והן על ידי אנשים "אקראיים". אחת השיטות הנפוצות ביותר בכל העולם היא טכניקת "עגבנייה". הוא הומצא על ידי סטודנט איטלקי רגיל שמעולם לא הספיק להתכונן למבחנים.

יום אחד הוא החליט להשתלט על עצמו ועל זמנו. לשם כך השתמשתי בכלי המטבח הנפוץ ביותר - טיימר בצורת עגבנייה (ומכאן שמה של טכנולוגיה פשוטה). הוא הפעיל את הטיימר למשך 25 דקות ובזמן זה עסק רק בלימודיו. תארו לעצמכם את ההפתעה שלו, כי ממש מיד היה לו מספיק זמן להתכונן. נסה לעשות את אותו הדבר.

הפעל טיימר (שעון מעורר) לזמן מסוים, שבמהלכו בצע רק משימה אחת ספציפית. לא שיחת טלפון, לא הודעה על מכתב חדש בדואר אלקטרוני, ולא שום דבר אחר צריכים להסיח את דעתך מהמשימה הזו. מהר מאוד תרגיש שאתה מתקדם לעבר המטרה שלך הרבה יותר מהר מבעבר.

תרגישו כמו יצרנית גבינה שמשתמשת בשיטת ניהול זמן פופולרית נוספת בשם Swiss Cheese. הוא משמש במקרה שהם לא יכולים להתחיל ליישם פרויקט גדול בשום אופן. במקרה זה, מוצע להציג בדיוק את הפרויקט הזה בצורה של חתיכת גבינה מרובעת ולהתחיל להכין ממנה אחת שוויצרית עם הרבה חורים גדולים. כל חור הוא משימה ספציפית שיש להשלים על מנת לקבל את התוצאה הסופית.

אם אתה לא יודע מאיזה קצה להתחיל, נסה את ה"חור" הראשון שנתקל באקראי. עשה מאמץ מינימלי ואז הכל ילך כמו שעון. התנאי היחיד הוא שלא תעזוב את מה שהתחלת. תנו למה שנעשה להיראות כחלק קטן מאוד ממה שהגה, אבל תמשיכו לכל שלב, רק לאחר שקבעתם במדויק שתתמודדו עם זה "בישיבה אחת". אחרת, במקום חורים רבים בגבינה שלך, תקבל חור אחד גדול, בדומה לתהום, שלתוכו ייפול גם זמן וגם אנרגיה.

הקפידו על חוק המועד האחרון. המונח הגיע אלינו מאמריקה. בתרגום מילולי, זה אומר "דד ליין". מאמינים כי בתחילה זה היה שם הקו בכלא, שחצה אותו האסיר נהרג מיד. במקומות לא כל כך מרוחקים לא נעשה שימוש בשיטות כאלה כבר הרבה זמן, אבל בסביבה העסקית היא הפכה לנפוצה מאוד. בעולם המודרני, דדליין הוא קו במרחב הזמן שאי אפשר לחצות אותו בשום צורה.

טכנולוגיה זו פופולרית במיוחד בקרב מי שעובד מרחוק. אין מי ש"יתאים" להם, אז אתה צריך להגדיר לעצמך מסגרת. הוא משמש לעתים קרובות גם לאנשים במקצועות יצירתיים - עיתונאים או יוצרי פרסום. עם זאת, למועד האחרון יש גם שלב ביניים - הקו האדום (בתרגום כ"קו אדום"). זו התקופה שבה צריך להעביר את העבודה הגסה - הזמן שנותר דרוש לתיקון שגיאות, תיקונים ותיקונים שהלקוח יכול לבצע.

לפעמים אנחנו פשוט לא מצליחים להגיע למשימה רק בגלל שהיא נראית לנו מהממת, כמו פיל. כדי להקל על עצמך, חלקו את הנפח הגדול לחתיכות קטנות. תתחיל בקטן.

לדוגמה, אתה צריך לעשות ניקיון כללי של בית כפרי או לשפץ אותו. שניהם נשמעים מאיימים. ואם מפרקים את התהליך לשלבים קטנים? הכינו טבלה שבה התיקון יהיה בחלק העליון (ניקיון כללי), ולאחר מכן תתי הפריטים: חלונות, דלתות, רצפות, רהיטים וכדומה. מסכים, כך העבודה כבר לא נראית קשה מדי. לכן, אל תעשה פיל מזבוב.

השיטה האלוהית "קיירוס". היוונים הקדמונים ראו בקיירוס לאלוהי הרגע המאושר. מומחים בתחום ניהול זמן החליטו שאדם מודרני בדרך איתו. מהות השיטה מסתכמת בכך שלא מבזבזים זמן נפרד על מה שאפשר לשלב עם דברים אחרים. לדוגמה, אתה צריך לקנות מתנה לאמא שלך ב-8 במרץ. החלט היכן אתה רוצה לעשות את זה ובדוק אם יש לך עסקים אחרים באזור זה של העיר בזמן הקרוב.

ייתכן שתוכל לשלב 3 או 4 יעדים בו-זמנית במקום אחד (לכו לבנק כדי לחדש את החשבון, לקנות חידוש וכדומה). אותו דבר לגבי פגישות עסקיות. לפני היציאה למשא ומתן, נסחו את כל השאלות וההצעות שצברתם עבור בן השיח. ייתכן שמספיק שיחת טלפון או פגישת צהריים כדי לפתור אותן. ואל תשכח לראות אם יש לך דברים אחרים לעשות איפה שאתה הולך.

אתה יכול לנסות את כל הטיפים שנתנו במאמר זה, אך יש לבצע תחילה את התרגילים הפשוטים ביותר. לדוגמה, קבע כלל לא לארגן מחדש את האזעקה ברגע שהיא מצלצלת. תוך 5 או אפילו 10 דקות לא תצליחו לישון, אבל בהחלט יכול להיות שתאחרו לעבודה, שלאחריה תחוו חוסר זמן לאורך כל היום, ובקושי תצליחו לעשות הכל.

בגדול, אין סודות מיוחדים כיצד לחסוך זמן. הנה רק עוד כמה המלצות.

• השתמש במיומנויות של עמיתיך או בני משפחה. שתף אותם בעבודתך - האצל סמכויות. החוקר הזוטר בוודאי ישמח לעזור לך, והבעל (בן, בת) די יתמודד עם מטלות הבית הבסיסיות, כמו הוצאת האשפה או קניית לחם.
• אם תחליט להפוך את ניהול הזמן לאורח חיים, עדיף לעבור הכשרה בסמינר מיוחד או להזמין מומחה בתחום זה לחברה כדי לייעל את זרימת העבודה.

כבונוס לקריאת מאמר זה, הנה עוד פריצת חיים בשבילך. לפחות פעם בחודש, ורצוי שבועית, תארגנו לעצמכם "יום נקי", אותו עליכם להעביר ללא טלפון, בתקשורת במייל או במסרים מיידיים. זהו מעשה לידה עם הפסקות קצרות להפסקה, שבמהלכן צריך "לנקות" את כל המקרים, אם פתאום לא היה לך מספיק זמן למשהו תוך שבוע (חודש).