ניהול זמן: איך לעשות הכל בזמן?

אנשים רבים מתלוננים כל הזמן על חוסר זמן. אני רוצה להספיק להשלים משימות רבות, אבל שום דבר לא קורה. מכאן, מתח עצבני מצטבר, היחסים עם יקיריהם מתדרדרים. אם לא נעשה כלום, הזמן יעבור כמו חול. ואז אתה יכול לאבד את כל מה שהכי יקר: עבודה, חברים, משפחה. כדי למנוע את זה, אתה צריך ללמוד איך לחלק את הפוטנציאל שלך במונחים של ביצוע דברים שונים בצורה הנכונה.

תכנון זמן הוא תהליך מאוד ספציפי. זה מכיל בשליטה על הזמן שהושקע על ידי אדם על כל פעילות... יחד עם זאת, הם כוללים בכוונה יעילות בתהליך זה. המשמעות היא שכאן נעשה שימוש בשיטות כמו הגדרת יעדים, ניטור עלויות ותעדוף. ניהול זמן הוא אומנות החיונית לקידום כל עסק.

גורם זה כולל מושג כמו מחסור בזמן עבודה. זה מתרחש כאשר תהליך פעיל מאורגן בצורה אנאלפביתית. זה משפיע על איכות ויעילות העבודה.

בעיות זמן בעבודה מתעוררות כאשר, בעצם, כמה משימות חשובות אינן נפתרות.

• כאשר אדם לא יודע לוח זמנים ברור יום העבודה הקרוב שלך.
• מתי העבודה המתוכננת לא מתבצעת בזמן, וכתוצאה מכך, יש חפיפה של רגעים פעילים זה על גבי זה. במקרה זה, אדם נאלץ למלא חובות רשמיות בבית. וזה אומר שהזמן שהוקצה לאספקת צרכי הבית (כביסה, ניקיון) עובר תנועה.
• זה קורה כתוצאה מכך פיזור כוחות. אז נקודות מסוימות נותרות ללא תשומת לב ראויה.
• עניינים לא חשובים להסיח את הדעת מהעבודה העיקרית.
• בן אנוש ממהר כל הזמן לכן עייף מאוד.
• אם עובד אינו תואם את התפקיד שמילא, אז יש לו גם בעיות עם הזמן.
• מתי אין מוטיבציה לעבודה מן המניין.
• אִישִׁי אינו יכול ליישב את צרכיו עם הזדמנויות.

ברור לכל אדם שאי אפשר לנהל את הזמן, אבל אפשר לנצל אותו ביעילות.

והמונח הזה מרמז גם על חשבונאות, הקצאה ותכנון משוער מהיר של כל משאבי הזמן.

כשאתה חי על פי העיקרון "עשה יותר ועבוד פחות", החיים הופכים לעשירים. ניתן לפתח את היכולת לנהל זמן.

כאשר אדם מבקש לכסות הכל בבת אחת, תוך שהוא לא מתעסק בתכנון והשתלטות על המצב, מתעוררות בעיות עם הזמן. ואז נדמה לו ששעות יקרות הולכות ומתבזבזות.

לפיכך, יש צורך לגשת באופן יסודי לתהליך חלוקת הכוחות והמשאבים התורמים ליישום עניינים שונים. אם הכל מופץ כראוי, אז הכל יכול להיעשות בזמן.

זו בהחלט נקודה חשובה. זה חייב להתחיל ביצירת סביבה מתאימה לכך. אם אנחנו מדברים על מקום העבודה, אז כאן אתה צריך קודם כל הקף את עצמך בדברים נעימים והסר את כל הדברים המיותרים מעיניך. זה חל גם על רגעים חומריים וגם לא חומריים.

מעל השולחן ניתן להתקין לוח מיוחד עם מגנטים. מדי יום תצטרכו לערוך תוכנית לביצוע פעילויות שונות, שבה הכל יחושב בדקות.

ותזכור את זה פעילויות אלו הן תכנון לטווח ארוך. צריך להתרגל לזה. התרכז בעבודה שלך, וזה לא יהיה לך נטל.

אותו הדבר ניתן לומר על מטלות הבית שאתה צריך לעשות מדי יום. במקרה זה, כדאי גם לעשות תוכנית ספציפית. לכן, צרו אותו והניחו אותו עם מגנט על המקרר.

לדוגמה, נניח שאתה מתכנן לעשות את הכביסה המלוכלכת שלך אחרי העבודה בערב. אנשים מודרניים משתמשים במכונות מיוחדות. לכן, אין צורך לבזבז זמן על הכביסה עצמה. בנושא זה העיקר לא לשכוח להגשים את התוכנית, כלומר: להעמיס כביסה ולהפעיל את המכשיר. ואז זה יעשה את כל העבודה לבד. בינתיים הכביסה תכבס במכונה, אפשר לתפור את הכפתור הנקרע או לקלף את תפוחי האדמה.

אתה אפילו צריך לתכנן מה תאכל לארוחת ערב. מנות שלוקח הרבה מאוד זמן לבשל עדיף לדחות לסוף שבוע. בימי חול, מתכונים פשוטים יותר הם בסדר.

כדי למלא תנאי זה, יש צורך לקבוע את תחומי הפעילות המרכזיים. לדוגמה, נסה לבחור את המשימות הדוחקות ביותר ולהכניס אותן לרשימה העליונה.

לדוגמה, בחודש שזה עתה הגיע, אתה רוצה למלא יתר על המידה את התוכנית ולשפר את הביצועים שלך. אם אתה מנהל מכירות, אז אתה צריך ליצור מטרה, כלומר: להתקשר עם הצעות שונות לא רק את בסיס הלקוחות שכבר נוצר, אלא גם למשוך עוד יותר אנשים המתעניינים בפעילות שלך לתהליך הזה.

בשביל זה אתה צריך לקבוע נתון משוער של רווחיות, שללא ספק יגדל כתוצאה מהצעדים שננקטו. זו תהיה המטרה שלך ובו זמנית התוצאה הצפויה.

ניתן לבצע בערך אותן פעילויות אם תרצו להספיק לבצע משימות מסוימות בחודש הקרוב שישפרו את חייכם ויממשו מטרות אישיות, למשל, תיקון הדירה שלכם בזמן חופשה.לעתים קרובות קורה שאנשים תכננו דבר אחד, אבל התוצאה שונה לחלוטין.

הנקודה הראשונה היא עלויות במזומן. תחליט עליהם. לאחר מכן רשמו בפירוט את כל הפעילויות שצריך לעשות ודמיינו את התוצאה. לשם כך, ניתן לתלות ציור על המקרר, שיציין את כל העבודה שבוצעה.

כך למשל ביום הראשון לחופשה תזמינו את כל החומרים הדרושים שישמשו לגימור. אם אתה צריך להקצות יותר זמן לזה, אז הקצו אותו.

ייקח עוד יום לקבל את ההזמנה מחנות לחומרי בניין. יש לבדוק את כל הרכיבים הדרושים ולקבוע את מיקומם הזמני. חשבו היטב על שאלה זו והחליטו על התוצאה של העבודה שנעשתה.לאחר מכן, תכנן את כל הפעולות שלך לפי הסדר. למשל, לאחר מוכנות מלאה לתיקונים מבחינת חומרים מיובאים, רשמו כל יום מבחינת ביצוע עבודות הבית בעצמם.

פתאום משהו משתבש, ואחת המניפולציות תיקח קצת יותר זמן ממה שתוכנן קודם לכן. לדוגמה, אתה עלול להרגיש לא טוב וייקח כמה ימים להתאושש.

אירוע זה חייב להתבצע בצורה זהירה ביותר. עדיף לעשות זאת על פיסת נייר ולהניח אותה במקום הכי בולט.

ותזכור את זה כללים אלה צריכים לחול הן על חובות העבודה והן על מטלות הבית. למי שקצת חסר דעת, צריך לתזמן את כל הפעולות לפי דקה. כדי שלא תשכחו שאתם מוגבלים בזמן, שימו "תזכורות" בטלפון או בשעון המעורר. לאחר השלמת המשימה, מחקו אותה מהרשימה.

יש לבצע את הנקודה החשובה הזו בזהירות מיוחדת, אחרת תוציאו מקסימום אנרגיה, תתעייפו, תבזבזו זמן, והמטרה לא תושג.

לאחר ארוחת הצהריים, תרגישו מרוצים מהעבודה שלכם. גורם זה ישחרר את הלחץ ויקבע אותך לחיוב.

בעבודה, אפשרות זו היא חובה. בנוסף לתוכנית הפעולה הכללית, ערכו עוד אחת - נוספת. בתוכנית להגדרת היעדים, ציין את הנקודות שאתה צריך כדי להשלים "כאן ועכשיו". ואז תן לכל הדברים ללכת בסדר חשיבות יורד.

נניח שכבר התחלת לתכנן, מה שאומר שאתה כבר יודע כמה זמן לוקח לעבודה מסוימת. לכן, אתה יכול בקלות להחליט על הזמן שאתה צריך להקצות לכל אירוע מסוים.

כמובן שאם תדחפו את הגבולות שלכם, לא תקבלו את התוצאות להן אתם מצפים מפעילות שנקראת תכנון זמן. כל זה יקרה מסיבה בנאלית. רק שהמוח שלך הוא מה שנקרא מחשב. אם הפונקציות שלו מוגזמות, הוא פשוט ייכשל, ותקבל מצב מלחיץ במקום עבודה יעילה.

כל אחד, אפילו אדם עסוק מאוד, צריך לפנות זמן לצרכיו האישיים.

הודות לפעולה זו, תוכלו לנוח ולסדר את המראה שלכם.

יש מספר גדול מהם, אבל הפופולריים ביותר הם מטריצת אייזנהאואר ומה שנקרא יומנו של סטיבן קובי. בואו נשקול אותם לפי הסדר.

הראשון הוא מטריצת אייזנהאוארמאפשר שימוש בשיטות ארגון עצמי. מעצב המטריצות תמיד היה עסוק מאוד, אז הוא המציא מטריצה ​​שתעזור לך להפיק את המרב מהזמן שלך. המצאה זו נראית כמו 4 ריבועים עם בסיס בצורת שני צירים. כל אחד מהם רושם את הפעילויות שיש לבצע. כך נוצרת תרשים שמראה אילו דברים צריך לעשות קודם, ואילו אחר כך.

מחלקה א' כוללת תמיד עניינים דחופים שצריך להסתיים במהלך היום. זכור שחלק זה צריך להיות ריק כמעט תמיד. אם הוא מתמלא לעתים קרובות, זה יעיד שאתה אדם לא מאורגן.

סעיף "ב" מורכב ממקרים לא מאוד דחופים, אבל מאוד חשובים. מקרים הכתובים בסעיף זה צריכים תמיד לקבל את העדיפות הגבוהה ביותר. מאמינים שאם תעשו עסקים רק מסעיף זה, תשיגו הצלחה רבה בפעילויות שלכם.

סעיף "ג" כרוך בהצגת מקרים העלולים להסיח את הדעת מהפעילות העיקרית. הם מקשים על אדם להתרכז. מדובר באירועים חגיגיים שונים, מפגשים עם אנשים חסרי חשיבות וכדומה.

סעיף "ד" מכיל את הדברים שלא כדאי לעשות, באופן כללי. הם "אוכלים" זמן יקר. מדובר בשיחות עם חברים, התכתבויות מיותרות ברשתות החברתיות ועוד ועוד.

בעזרת שימוש נכון במטריצה, תלמדו לא להסיח את דעתכם על ידי זוטות ולנהל נכון את הזמן שלכם.

ישנן טכניקות אחרות, למשל, יומנו של סטיבן קובי. היישום שלו מלמד לתעדף. אם אתה מנצל את העצה של המחבר, אתה יכול לרכוש את הכישורים של אדם יעיל ביותר. מהיומן תלמדו מה פירוש המושג "ניהול זמן" וכיצד מושגות יעדי עדיפות. כדי לעשות זאת, אתה צריך ליישם שיטת תכנון של ארבע קומות. המעגל הוא בצורת משולש. אנו מחלקים אותו ל-4 חלקים, והחל מלמעלה, אנו מכניסים את הדברים הבאים לכל חלק:

• לתכנן מדי יום;
• לתכנן מדי שבוע;
• להציב מטרות;
• להגדיר ערכים.

זה יצור את פירמידת הפרודוקטיביות האישית שלך. עכשיו בואו נסתכל על כל פריט בנפרד.

• הפריט הראשון מכיל הגדרה של ערכים. דהדברים האלה הם החשובים ביותר עבורנו. כל החיים שלנו מורכבים מהם. לכן, הם נמצאים בבסיס הפירמידה.
• אחרי הנקודה הזו מגיע השלב הבא. להשתלב בו מטרות המיועדות
• רבים בעת תכנון תיקים שמים סימן שוויון בין כל המקרים. אתה לא יכול לעשות את זה. אם אתה רוצה להדגיש את המספר הגדול ביותר מהם, אז תזמן את הפעילויות שלך מדי שבוע. הכינו מצפן שבועי כביכול. השאלה העיקרית שלו צריכה להיות על עניינים חשובים השבוע.
• והחלק העליון של הפרודוקטיביות הוא הפריט "תכנון יומי"... זה המקום שבו אתה בודק את ההסכמים שפורטו בעבר, עורך רשימת מטלות ריאלית ותעדף.

לסיכום, נציין שאתה צריך לחיות בהתאם לערכים העיקריים שלך. לשם כך יש צורך להבהיר אותם.

לאחר מכן, הגדירו את ההתחייבויות האישיות שלכם. כדי לעשות זאת, חלק את המטרה למספר חלקים.

ההבנה שיש רק 24 שעות ביממה תעזור לפתור את הבעיה הזו. נ.סשצריך לחלק את הזמן בצורה מסוימת.

• יום עבודה אורך כ-8 שעות... מתוכם, כ-5 שעות נחשבות ליעילות ביותר. את הזמן הנותר מושקע בדרך כלל בפעילויות לא יעילות במיוחד. שיחות בין עובדים, שיחות בטלפון בנושאים מופשטים ועוד.
• הפסקת צהריים נמשכת שעה.
• ל להגיע לעבודה ולחזור, חלקם מבלים חצי שעה, בעוד שאחרים מבלים עד 3 שעות.
• כשאדם חוזר הביתה, הוא ממשיך לביצוע מטלות הבית. הם לוקחים בערך 5 שעות.

כתוצאה מחישובים פשוטים, אנו רואים שלאדם עסוק יש מעט מאוד זמן לישון.

אי אפשר בלי טיול לחנות. כדי להכין אוכל, אתה צריך לקנות מצרכים. ובכל זאת, יש מקרים שאפשר לכנותם "ריקים". בואו נשקול אותם לפי הסדר.

• קניות בלי כסף. טיולים כאלה מובילים לעייפות נפשית ופיזית כאחד. אתה מתוסכל מחוסר כסף ומתעייף למדי. לאחר עומסים כאלה, הפעילות האפקטיבית פוחתת.
• צפייה בתוכניות טלוויזיה, שאינם נושאים מידע סמנטי כלשהו.
• התכתבות או תקשורת אחרת באינטרנט... לעתים קרובות מדובר בדיבורים ריקים.

רשימה זו היא הרבה יותר מהנקודות המפורטות. ורבים מאבדים שלא לצורך וללא צורך שעות יקרות שיכולות לשמש לעניינים אחרים, חשובים יותר.

אז יש צורך "להרים את הראש" ולפתח טכנולוגיה לחלוקת זמן. זה צריך לעניין את כולם, ללא יוצא מן הכלל. ואפילו נשים בחופשת לידה ועקרות בית.

עכשיו בואו נסתכל על טיפים ספציפיים.

• קבל פנקס רשימות פשוט שבו כל המשימות היומיות שלך יתועדו נקודה אחר נקודה. זה יעזור לך לארגן את הפעילויות שלך בצורה נכונה.
• אתה יכול להשתמש בשיטת תכנות נוירו-לשוני. כלומר: אתה צריך למצוא רגע שיכול לארגן אותך לעבודה. תרגילים מהסוג הזה מרמזים על הופעה של מעין "קליק". לדוגמה, בכל פעם שאתה מתחיל בעבודה שלך, השתמש באותה מוזיקה אהובה. עם הזמן תתרגלו לזה וגם לעבודה. מנגינה מסוימת תהיה קשורה לעבודה.
• הקפד לנוח. תאמין לי, אם אדם עייף נאלץ לעשות עבודה, אז האפקטיביות של מעשיו מופחתת באופן משמעותי.
• עוד טכניקה שהצרפתים הביאו. לַעֲשׂוֹת משימות קשות בבוקר, והשאר אחר הצהריים.

ניתן להביא שליטה אפקטיבית לניצול זמן. יש טריקים מסוימים בשביל זה.

• הטעות העיקרית היא תכנון כל דקה ביום.... יש צורך לקחת בחשבון נסיבות בלתי צפויות. אז השאירו קצת זמן פנוי. זה יאפשר לך להקצות דקות יקרות לפתרון בעיות פתאומיות.
• למד להגיד לא כשאתה חושב שאתה צריך. לפעמים אתה נתקל באנשים שמנסים להעביר את הבעיות שלהם על כתפיהם של אחרים. לכן, אתה צריך להיות מסוגל לסרב לאנשים כאלה.
• לְתַכְנֵן החופשה שלך.